Hoe vaak vergader jij per week?

Zeg eens eerlijk…Lees jij voorafgaand aan een vergadering altijd de notulen? Bereid jij je altijd voor op de agenda en verdiep jij je in alle meegezonden bijlages? Lukt het jou gedurende de hele vergadering je aandacht erbij te houden?

Inderdaad. Ik verga. Ik verga van de spierpijn door het hangen of staan, van de dorst, warmte of tocht. Ik verga de rugpijn na twee uur op een kantinestoel te hebben geschuifeld. Of ik bezwijk gewoon onder de energievretende agendapunten. Waarom vergaderen wij en waarom zoals we het doen. Heb jij nooit gedacht “wat doe ik hier”?

Natuurlijk is het goed – zelf noodzakelijk – dat je op plekken waar wordt samengewerkt, de werkzaamheden worden afgestemd. Dat voorkomt een hoop ellende, ruzie en faillissementen. Dat afstemmen kun je op verschillende manier doen. Zo kun je met je collega bij de koffie de planning voor de dag doornemen of bij het kopieerapparaat de laatste nieuwtjes delen. Naarmate er meer collega’s zijn, meer belangen zijn en meer risico’s zijn, wordt dat afstemmen steeds belangrijker.

We zijn het vast nog steeds eens over nut en noodzaak van afstemmen.

In Europa zijn de meeste bedrijven nog steeds ingericht op basis van het Rijnlands model. Dat staat – in tegenstelling tot het Anglo-Amerikaans model – garant voor “wolken van overleg, hei-dagen, denktanks, commissies en projectgroepen”. Ook in de zorg wordt veel vergaderd. Hoe verder van de werkvloer, hoe vaker en langer vergaderingen duren. Maar ook in het primair proces lijkt het steeds meer gemeengoed te worden frequenter te vergaderen. Vergaderen lijkt een doel op zich geworden. Een veiligheidsslot om te voorkomen dat we langs elkaar heen werken, dat we informatie missen of een instructie mislopen. Daar gaat het mank!

Ik vroeg eens aan een team hoe vaak ze wilden vergaderen, met wie en waarover en hoe lang. Oh ja…en waar? De reacties waren veelzeggend; “we willen vergaderen, alleen als het nodig is (zelforganisatie), over actuele onderwerpen of thema’s, niet langer dan anderhalf uur waarin een korte beweegpauze, met mensen die bijdragen en/of belang hebben”. Oh ja…het liefst in een ruimte waar we niet gestoord worden, licht is en mogelijkheid tot staan. Agenda’s werden aangepast; geen notulen meer (worden slecht of niet gelezen), je maakt zelf aantekeningen voor zaken die voor jou relevant zijn. Er worden alleen besluiten en acties genoteerd. Mededelingen zijn geen onderwerpen en verdienen geen reactie. Graag een strakke voorzitter. De rondvraag en w.v.t.t.k. worden geschrapt. Alle trucjes om nog even iets te “vinden” en met open eindjes de vergadering te verlaten zijn verleden tijd.

We gaan het ander doen; Het Rijnlands model als basis met een vleugje Anglo-Amerikaans. Zo wordt vergaderen weer leuk, zinvol en effectief. Net als de indianen vroeger deden. Als je de “talking-stick” had, mocht je spreken en de rest zweeg en luisterde met aandacht. De volgende spreker moest eerst herformuleren wat de ander had gezegd. Als dat naar tevredenheid was dan pas kreeg hij de “talking-stick”. Dan pas… Je luisterde, toonde daarmee respect en wist waar het over ging.

Laten we toch maar een beetje Anglo-Amerikaans-Indiaans gedachtegoed toe in onze Rijnlandse vergadercultuur.

Een reactie plaatsen